今回の記事はこんな人におすすめ
- 確定申告をする自営業・個人事業主・フリーランサーの人
- 紙のレシートにうんざりしている人
- 紙の書類をなくすことで経営をシンプルにスッキリしたい人
確定申告の時期が近づいてくると段々暗い気持ちになりませんか？
憂鬱の原因のひとつは、今期の売上でどれくらいの税金を払わないといけないのか・・・という恐れからで、もうひとつは大量のレシートと向き合わなければいけないという面倒な気持ちから来ているのかなと思います。
確定申告の時期はレシートや伝票などを引っ張り出してきて、紙の上に書いてある数字と格闘することになります。
私も十数年間、毎年確定申告をやってきているので、ある程度は慣れてはきているものの、この作業は正直あんまり楽しいものではないですね。
でも、個人事業主や自営業は、この作業からは逃げることはできませんよね。
某有名芸能人みたいに確定申告を何年もしないなんてことは、問題を先延ばしにしているだけの話で、後から苦労するのは自分ですからね。
ということで、少しでも確定申告を楽にするために、私自身、紙のレシートを減らして、少しずつペーパーレス化を進めてきました。
理由は、毎年レシートなどの紙の山と格闘するのが嫌になったからに他ならないのですが、このペーパーレス化は実は確定申告以外にもメリットが結構あります。
以下にペーパーレスのメリットを書いてみました。
ペーパーレスのメリット
紙が減って机の上が整理整頓できる
私の場合は、レシートなどの書類を仕事のデスクの上に数日間放置することが多かったのですが、ペーパーレスを進めることで、ほとんど机の上から紙がなくなり、滅茶苦茶すっきりするようになりました。
紙を机に置かなくってから、仕事の圧迫感がかなり減りましたし、それ以外の小物も極力置かないことで、仕事の効率もかなり上がったように感じています。
売上・経費・利益の管理が楽になる
これまでは紙の伝票などが沢山あってイチイチ集計するのが面倒だったのですが、クラウド会計ソフトを利用することで、売り上げや経費をデジタルデータで管理することで、面倒な集計が不要になりました。
手動のところもあるので、100％自動で機能しているとは言えませんが、まずまず効率化できています。
頭の中がすっきりする
ペーパーレスのメリットの一つは、書類に書かれている数字をデジタル化することで、可視化しやすくなるので、頭の中でごちゃごちゃしたものがスッキリするように感じます。
例えば、今月はどれくらいの売り上げがあり、事業用の口座にどれくらいのお金があるかも可視化できるようになったので、いい意味で危機感を感じながら仕事ができているように思います。
仕事に集中できる
紙のレシートの整理や集計などは結構面倒な作業なんですが、ペーパーレス化することで、その手間が省けるので仕事に集中できるというメリットがあります。
紙がたくさんあっても、別に大した問題ではないように思われがちですけど、その紙が無言のプレッシャーをかけてきているように自分には感じていたので、紙がなくなったことでとても気が楽になったように感じます。
そのお陰で、仕事にも集中できるようになりました。
それに、全体的に仕事を効率化することで、仕事が楽になり暇と感じるくらいになりました。
ということは、以前いかに無駄なことを沢山やっていたということの裏返しですね。
ペーパーレスに必要なもの・手順
用意するもの
- クレジットカード
- クラウド会計ソフト
基本的にこの2点があればいいです。
私の場合はクレジットカードは楽天カード、クラウド会計ソフトは、「マネーフォワード クラウド会計・確定申告」を利用しています。
クレジットカード決済の代わりに、paypayなどのキャッシュレス決済でもいいと思います。
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備品の購入や経費をすべてクレジットカード払いにする
備品を現金で買う人も多いと思いますが、そうすると、大量のレシートが溜まることになります。
これはペーパーレス化には完全に逆行する行動ですね。
可能な限りクレジットカードやキャッシュレス決済で支払うことで、レシートを受け取らないことがペーパーレス化には大事なことです。
クレジットカードの明細はネットで見ることができる場合が多いですし、下で説明しているクラウド会計ソフトと連携することで自動で記帳もしてくれるので、手間がかなり省けます。
また、副次的なメリットとしては、クレジットカードで支払うとポイントが貯まるというのも大きいです。
クレジットカードとクラウド会計ソフトを連携
クラウド会計ソフトはオンラインで売り上げ管理から確定申告まで行えます。
私は「マネーフォワード クラウド会計・確定申告」を利用しています。
レシートをスマホのカメラで読み取って、そのまま会計ソフトに記帳してくれる機能もあるので、便利です。ただ、今のところ精度が悪くて面倒な点もあります。
また、クレジットカードで購入したものはクラウド会計ソフトと連携することで、自動で記帳してくれるので、入力の手間が省けます。
クラウド会計ソフトは確定申告の効率化、省力化、ペーパレス化、売り上げの可視化には欠かせないツールだと思います。
今からペーパーレス化できることリスト
- 備品の購入はクレジットカードか、キャッシュレス決済で。
- お店や事務所の経費の支払いは極力クレジットカードか、キャッシュレス決済で。
- ネット通販での購入はクレジットカードかキャッシュレス決済で。
- 仕事の高速道路の支払いはETCを利用。
- 仕事の電車代や交通費もキャッシュレス決済で。
- 国民年金や国民健康保険などの支払いは口座振替で。
- ゆうパックはスマホ割で（クレジットカード決済できる）
- レターパックはゆうびん.jpでクレジットカードで買う
- クリックポストはクレジットカード決済できる
- あらゆることをクレジットカード決済かキャッシュレス決済にする
キャッシュレス決済を利用する際に気をつけておきたいこと
問題は、個人で利用しているクレジットカードやキャッシュレス決済手段を仕事用に使ってしまうと、確定申告の時に、個人用と仕事用とにすべて仕分けし直さないといけなくなります。
そしたら、効率化したつもりが反対に超めんどくさいことになりかねません。
ですから、仕事用とプライベート用のクレジットカードとキャッシュレス決済は分けておく必要があります。
そうすることで、確定申告の際も面倒な仕分けをする必要がなくなります。
私自身、ペーパーレスをすることで業務に集中できるようになりましたし、副次効果で、クレジットカードのポイントが貯まったり、キャッシュレス決済で割引対象になったりしているので、まあやらないよりやった方がかなり便利ですし、お得なことが多いかなと感じています。